Spätestens ab dem 01.01.2027 müssen für im Inland steuerpflichtige Umsätze zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich elektronische Rechnungen verwendet werden. Aus steuerlicher Sicht droht insbesondere eine Verwehrung des Vorsteuerabzugs. Unternehmen könnten die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer nicht erstattet bekommen, wenn sie wegen der mangelnden Umsetzung der E-Rechnungspflicht keine ordnungsgemäßen Rechnungen vorlegen können.

Dabei ist das neue Format der E-Rechnung nicht identisch mit den bereits üblichen elektronischen Formaten, wie etwa der Versand eines PDF-Dokuments per E-Mail. Die zukünftige E-Rechnung zeichnet sich dadurch aus, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und dadurch eine direkte elektronische Verarbeitung auf Seiten des Rechnungsempfängers ermöglicht wird. Statt eines PDF-Dokuments wird also ein Datensatz übermittelt.

Für die Umsetzung und Umstellung auf die Verwendung der E-Rechnungen in kleineren Unternehmen wird es eine verlängerte Übergangsfrist bis Ende 2027 geben, sofern der Rechnungsempfänger einer herkömmlichen Rechnung zustimmt. Zu beachten ist allerdings, dass Unternehmen schon ab 2025 für E-Rechnungen empfangsbereit sein müssen. Ab diesem Zeitpunkt kann ein Rechnungsempfänger die Zustimmung zu einer elektronischen Rechnung nicht mehr verwehren.

Unternehmen, aber auch Vermieter sollten sich daher rechtzeitig mit der Einführung der E-Rechnung beschäftigen. Nur so lassen sich die erheblichen Vorteile der elektronischen Rechnung sinnvoll in die Abläufe im Unternehmen integrieren und mögliche Zweifelsfragen bereits klären, bevor die Pflicht zur Nutzung der E-Rechnung endgültig greift.

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