Schon Ende 2019 wurde eine Mitteilungsverpflichtung über den Einsatz oder die Außerbetriebnahme eines elektronischen Kassensystems beschlossen. Diese Verpflichtung war allerdings bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit ausgesetzt worden.

Nun wird die elektronische Übermittlungsmöglichkeit über das Programm „Mein Elster“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 01.01.2025 zur Verfügung gestellt. Eine Übergangsregelung sieht vor, dass die Mitteilung von vor dem 01.07.2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen bis zum 31.07.2025 zu erfolgen hat. Ab dem 01.07.2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats nach der An- oder Abschaffung übermittelt werden.

Elektronische Kassensysteme umfassen dabei herkömmliche Kassen ebenso wie Kassen-Apps. Dabei ist unerheblich, wer der Eigentümer der Kasse ist und ob diese z.B. gemietet oder geleast wurde und wie lange die Kasse verwendet werden soll. Die Meldung der Systeme ist Teil der Verfahrensdokumentation und als solche 10 Jahre aufzubewahren.

Unterbleibt eine Meldung, werden derzeit zwar noch keine Bußgelder verhängt. Es ist allerdings damit zu rechnen, dass vermehrt Kassen-Nachschauen stattfinden, um de Meldepflicht zu kontrollieren. Wie die Finanzverwaltung mit dabei entdeckten Aufzeichnungssystemen umgeht, ist derzeit noch unklar.

Die Kassenmeldepflicht kann zum Anlass genommen werden, bestehende Prozesse im Umgang mit Kasse zu überprüfen und zu digitalisieren. Insbesondere sollte geprüft werden, ob eine Kassendokumentation existiert und ob diese den heutigen Standards entspricht.

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